Para mucha gente el trabajar para ganarse la vida implica hacerlo en un entorno compartido. La mayor parte de nosotros hemos compartido oficina en el pasado y seguiremos haciéndolo mientras tengamos que trabajar. A veces puede ser un poco frustrante, sobre todo si hay personas aficionadas a los chismes o cuando alguien tiene una idea muy básica de lo que es la higiene personal, pero este no es el tema central que vamos a tratar.
Lo más probable es que hayas compartido un entorno de trabajo con compañeros de la misma empresa. Hoy en día, con el término “oficina compartida” nos referimos a varias empresas o negocios trabajando en el mismo entorno profesional. El concepto tiene sus ventajas y es probable que a muchos empresarios no se les haya pasado por la cabeza que co-trabajar en un espacio común puede realmente mejorar la productividad.
El co-trabajo, también llamado CoWorking, ofrece una amplia variedad de oportunidades para colaborar y hacer negocios. En la actualidad los empresarios están recurriendo a la utilización de oficinas compartidas cada vez con más frecuencia, con el fin de sacar provecho de esas oportunidades y conseguir nuevos contactos. La mayoría de usuarios de oficinas CoWorking son pequeñas empresas o profesionales independientes, personas que quizás durante algún tiempo trabajaron desde su casa. El compartir oficina crea un ambiente de cooperación y trabajo en equipo, lo que a su vez conduce a incrementar la productividad porque las personas se encuentran más motivadas.
Los entornos compartidos funcionan porque el ser humano es una criatura sociable por naturaleza y trabajar junto a los demás es muy beneficioso para su bienestar emocional. Ese bienestar es uno de los principales motivos del aumento de la productividad; un entorno de trabajo compartido fomenta la interacción social que a su vez reduce los niveles de estrés y aumenta la motivación para alcanzar las metas y objetivos. Los que trabajan en oficinas compartidas también enfatizan que el aspecto social del entorno actúa como combustible que alimenta su creatividad y contribuye a un sentimiento general de éxito.
España se encuentra en este momento entre los tres primeros países del mundo en espacios CoWorking, con centros repartidos por toda la geografía española aunque son Madrid y Barcelona las ciudades que cuentan con más espacios disponibles, y la tendencia es cada vez más popular a nivel mundial. Para pequeñas empresas y autónomos, es un sistema que está reinventando la forma de trabajar y hacer negocios para mejor, ya que ofrece la posibilidad de hacer nuevos contactos y trabajar con personas con ideas afines. Después de todo, las mejores ideas no han surgido estando uno solo sentado en una oficina, haciendo brainstorming consigo mismo. Estrategias y planes tienden a surgir más fácilmente cuando se reúnen varios participantes debido a la comunicación de ida y vuelta que ayuda a generar ideas, y esto es mucho más fácil de conseguir en un entorno de CoWorking de lo que lo sería en otro lugar.
Este tipo de entornos están más enfocados a la creatividad que a la eficiencia, y una atmósfera creativa contribuye aún más a aumentar la productividad. No olvidemos que las oficinas compartidas, también ayudan a reducir gastos, sin duda un dato atractivo para cualquier emprendedor que quiera ahorrar un poco de dinero. Las zonas de CoWorking son oficinas amplias con más luz natural, lo que repercute positivamente en los que allí trabajan, y les permite estar más relajados en una atmósfera productiva.
FUENTE: PACOVIUDES Entrada escrita por autor invitado: Inma Sánchez
Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello ayudará en la coordinación de sus categorías o clases. Decida qué documentos se deben colocar en cada categoría. Cree secciones en cada categoría, ya que le ayudará en la gestión y organización de sus archivos.2
Cree sub-categorías para cada categoría. Tal vez le resulte difícil organizar un sistema de archivos en categorías y sus subcategorías, pero será conveniente después de que el sistema de archivos esté organizado. Estos sistemas de archivos pueden ser útiles y además, puede simplificar el sistema de archivos mediante la división en secciones por subcategoría diferentes como el lugar, fecha y nombre.3
Categorice su sistema de carpetas mediante el uso de colores codificados para hacer todos los archivos importantes y mantenerlos separados unos de otros. Los colores importantes le ayudarán a encontrar cualquier archivo en cuestión en cualquier momento, y no tendrá que comprobar cada carpeta cuando se necesita localizar un determinado archivo.4
Utilice de tres a cinco colores. Use un color particular para cada categoría. Puede utilizar el color azul para los archivos de los hogares, el color rojo para los archivos médicos, el verde para los archivos financieros, y el naranja para los archivos personales. Utilizando los colores se puede separar cada categoría.5
Utilice etiquetas de colores para las carpetas colgantes y etiquetas blancas para el etiquetado, ya que se pueden leer fácilmente en color blanco. Coloque cada etiqueta en la posición de tabulación de la carpeta en función de las categorías que ha creado en orden alfabético o numérico.
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Se puede ubicar la etiqueta en su carpeta de forma numérica, pero evite la organización de los archivos en orden numérico. Puede que prefiera tener un sistema de archivo alfabético con nombres tales como médicos, finanzas del hogar, y personal.
El uso de un determinado color como el rojo para los archivos médicos identifica la importancia del archivo, y será de fácil acceso para llegar a ellos cuando llegue el momento de las llamadas para una emergencia.
1. Apagar el aire acondicionado y abrir las ventanas
Los entornos de oficina son harto conocidos por provocar alergias y el aire -viciado- del entorno, también desacelera nuestra capacidad intelectual. Así, un estudio reciente de la Universidad de Harvard (EE.UU.) afirmaba que las oficinas con buena ventilación natural y pequeños niveles de contaminantes atmosféricos estaban vinculadas a mejores niveles de rendimiento.
2. Trabajar en un mostrador de pie
Probablemente esta opción sea la menos asequible para la mayoría. Si podemos cambiar nuestro escritorio por un mostrador de pie, nos ayudará a movernos más durante todo el día y, lógicamente, a sentarnos menos. Si bien estar de pie todo el día tampoco es aconsejable, podemos utilizar una configuración de escritorio que nos permitirá ajustar el espacio de trabajo según nos convenga.
3. Tener siempre un vaso de agua en el escritorio
Beber agua en horas de trabajo no solo mejora nuestra piel, sino también nos previene de dolores de cabeza durante las épocas cálidas y secas del año y también suprime el apetito. Huelga recordar que el agua es esencial para mantener el correcto funcionamiento del hígado y los riñones, ya que elimina las toxinas de nuestro organismo.
4. Colocar el escritorio cerca de la ventana
Si tienes la posibilidad, ubica tu escritorio cerca de una ventana, pues diversos estudios realizados en la Universidad de Northwestern (EE.UU.) demuestran que las personas que cuentan con ventanas en su oficina son más activas físicamente y logran dormir mejor, en comparación con aquellos que no las tienen en su lugar de trabajo. Al obtener la mayor cantidad de luz natural posible por estar sentado cerca de una ventana, nos ayudará a mantener los niveles de estrés bajos, así como el ritmo circadiano de trabajo en condiciones adecuadas. Trabajar con luz natural nos llena de energía y motivación para todo el día.
5. Utilizar aromaterapia
Colocar velas con aromas naturales o incluso un difusor de aceites esenciales, nos proporcionará un sutil aroma que mejorará nuestro estado de ánimo y mejorará nuestra memoria. Sobre todo, son recomendables los olores cítricos.
6. Picar sano entre horas
La máquina expendedora puede ser una tentadora opción por la tarde. Sin embargo, lo más adecuado será que omitamos esta tentación rica en calorías y nos llevemos frutas frescas, verduras, frutos secos o yogur al trabajo, para esos momentos en los que necesitamos picar algo entre horas.
Estos pequeños cambios en nuestro lugar de trabajo ayudarán a fortalecer nuestra salud durante todo el día.
7. Salir a caminar durante el descanso
Acostumbrarnos a salir a caminar ya sea en las pausas de trabajo o justo después de salir del trabajo, nos llevará a formar un hábito de vida saludable que incluso podemos contagiar a toda la oficina. Un simple paseo de 5-10 minutos tres veces al día mantendrá nuestro movimiento corporal y nuestro metabolismo en marcha.
8. Poner una o varias plantas
Muchos estudios han demostrado que colocar plantas en la oficina aumentan la productividad en un 38%, la creatividad en un 45% y el bienestar general en un 47%. Las plantas también ayudarán a limpiar el aire de la oficina y a disminuir el ruido estático. Deben ser plantas que requieran poca luz como el lirio de la paz o la planta de aloe.
La introducción de plantas en su entorno de trabajo reduce el estrés. En un estudio realizado en 2010 , se registraron reducciones significativas donde las plantas se ubicaban en la oficina. Las plantas reducen la:
Ansiedad: en un 37%
Depresión: en un 58%
Agresividad: en un 44%
Fatiga: en un 38%
Los edificios y entornos de oficina parecen más tranquilos y simplemente un mejor lugar para estar cuando las plantas están presentes. Son más interesantes, coloridos y relajantes.
Los efectos no solo son psicológicos, los efectos fisiológicos como la disminución de la presión arterialtambién son beneficios probados de una oficina más ecológica.
Las plantas también nos permiten percibir mejor nuestro entorno, nos sentimos más cómodos y esto, a su vez, reduce el estrés.
AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
Se sabe que la productividad mejora en un entorno donde las plantas están presentes. Se mejoran las tareas cognitivas, la concentración y el enfoque, lo que aumenta la productividad dentro de la fuerza de trabajo.
En numerosos estudios realizados se ha descubierto que se cometen menos errores, que las tareas se completan más rápido y, en el caso de los trabajadores informáticos, la productividad aumenta entre un 10% y un 15%.
El mayor nivel de concentración se puede atribuir a la capacidad de las plantas para reducir el exceso de dióxido de carbono en el aire.
REDUCIR LA ENFERMEDAD Y EL ABSENTISMO
Se ha comprobado que la introducción de plantas en un entorno de oficina reduce el absentismo hasta en un 50% y reduce las enfermedades menores en un 30%.
Reducir el absentismo dentro de la empresa, no solo mantiene la productividad, sino que también reducirá el costo el absentismo año tras año. Mejor entorno laboral La mayoría estará de acuerdo en que una oficina con plantas presentes es un mejor lugar para estar. Como estamos en este entorno durante un tiempo considerable la mayoría de los días, es importante que nos sintamos cómodos. Las plantas de oficinas no solo mejoran el entorno de las oficinas para los empleados, sino que también proporcionan un lugar más acogedor para los clientes.
AIRE MÁS LIMPIO
Al introducir una proporción de 1 planta por cada 3 empleados, la calidad del aire puede mejorarse dentro de la oficina. El CO2 se puede reducir en un 50%, así como una reducción en el polvo, las bacterias y el moho que de lo contrario sería inhalado por los empleados.
Los niveles de polvo en el lugar de trabajo pueden reducirse hasta en un 20 por ciento cuando se introducen las plantas. También hay toxinas artificiales en una oficina creada por plásticos, pintura, muebles, alfombras y ciertos productos de limpieza que las plantas reducirán significativamente.
Con la colocación correcta de las plantas, también se puede reducir la necesidad de aire acondicionado y mantener el aire a una humedad más alta (hasta 20%). Al reducir el aire seco causado por el aire acondicionado y aumentar la humedad, las enfermedades del aparato respiratorio como la tos son mucho menos comunes.
Gerbera, planta ideal para la oficina
REDUCE EL RUÍDO
Una ventaja menos conocida de las plantas es su capacidad para reducir el ruido ambiental dentro de una oficina, hasta 5 decibelios. el ruido de fondo, que de otra manera podría ser una distracción, se reduce permitiendo a los empleados concentrarse en su trabajo.
AUMENTA LA CREATIVIDAD
En un estudio, se observó que las plantas aumentaban la creatividad en un 15%. Una teoría sugiere que las plantas presentes invocan nuestros antiguos instintos de que hay alimentos cerca (bayas, frutas, etc.) y así nos relajamos, nos tranquilizamos, somos más felices y más creativos.
MEJORA LA SALUD
Se ha encontrado que las plantas pueden reducir la piel seca en un 20%. ¡Esto significa que nos vemos más saludables y nos sentimos mejor!
¿QUÉ PLANTAS PURIFICAN MEJOR EL AIRE DE TU OFICINA?
Mantener las plantas en un entorno de oficina requiere una evidente previsión debido a ciertas condiciones ambientales como el aire acondicionado, la luz, los períodos en que la oficina está vacía, etc.
La idea no es “olvidar” todo en cajones o carpetas para que se vea bonito, sino laborar en un espacio ordenado que ayude a facilitar tu desempeño e incluso estimular tu creatividad.
Tip. Dedica 5 minutos diarios para ordenar tu escritorio, coloca cada elemento en su sitio. Este hábito te ayudará a enfocarte en lo realmente importante y evitará que caigas en distracciones o incomodidades.
#2 Iluminación
¿Sabías que la mala iluminación puede causar fatiga visual, dolores de cabeza, irritabilidad e incluso depresión?
La Iluminación es de los factores más importantes para mantener la concentración y en consecuencia sentirse inspirado para crear; desafortunadamente, en las empresas no le dan la relevancia a este aspecto y muchas veces crean espacios de trabajo con ambiente asfixiantes.
La iluminación natural, sabiamente utilizada, es la mejor.
Si las ventanas de tu espacio de trabajo dan a un exterior tranquilo y reposado, por ejemplo: un jardín, será mucho mejor; en caso contrario puedes recrear la sensación de luz y espacio con lámparas y reproducciones de obras de arte que serenen tu espíritu.
Tip. Si puedes trabajar con una ventana al lado, ¡genial! El uso de la luz natural hará que seas más productivo y mejores la calidad de tu trabajo.
#3 Distribución
¿Te levantas entre cuatro y cinco veces cada hora para buscar esos libros o papeles de referencias que necesitas o simplemente pierdes tiempo buscando un folder?
Tener todo el material básico que se necesita para trabajar evita distracciones. Los cajones, estanterías, archivadores o cajas de almacenamiento son tus mejores aliados.
Divide el espacio en zonas:
Almacenamiento: Son todos los artículos que pueden ir a un armario como suministros de oficina o materiales que se utilicen frecuentemente.
Artículos de escritorio: Son los básicos que no pueden faltar: bolígrafos, lápices, computadora, engrapadora y cinta adhesiva. Lo mejor es mantenerlo en el interior de un cajón del escritorio para evitar que el escritorio esté desordenado.
Estantes: Es el lugar donde van las revistas, libros o accesorios que son fuente de consulta o decoración,
Tip. Evita las distracciones preparando todo lo que necesites durante el día. Mantén tu escritorio de trabajo con cajones organizados es fundamental para optimizar tu tiempo.
#4 Decoración
¿Sabías que? En México la mayoría de las oficinas no contribuyen a la productividad ni al bienestar de los empleados.
Desde el momento en que decidimos iniciar un negocio, visualizamos como sería trabajar en nuestra oficina, esa magia no debe perderse nunca, por ello, elegir la decoración adecuada debe ser una prioridad.
Si trabajas desde tu casa no hay problema porque tienes el control total sobre los colores que te rodean y puedes decidir cuándo cambiarlos, pero si trabajas en una oficina no pasa lo mismo, sin embargo, te recomiendo colocar sobre tu escritorio objetos de un color que te agrade y te brinde la paz o motivación necesaria.
Plantas
¿Qué dices de un bambú para esa esquina que queda tan vacía? ¿Y unos cactus para esa estantería que no usas? Las plantas generan diversos beneficios a la hora de trabajar en una oficina. Pueden ayudar a tener mas iluminación en un espacio gris o simplemente hacer que te sientas más feliz y productivocon solo mirarlas.
Checa la siguiente infografía para que puedas darte una idea de la posición correcta que debes tener al trabajar.
Tip. Si olvidas corregir tu postura, puedes apoyarte de un compañero y corregir cada cierto tiempo tu postura hasta hacerlo un hábito.
#6 Ergonomía de los muebles
El objetivo de la ergonomía es adaptar el trabajo a las capacidades y posibilidades del ser humano.
Es esencial que te sientas cómodo en tu oficina. Lo mejor es que tengas una silla que te sea confortable y que se adapte a tu espalda.
¡Recuerdas! esa esquina de la mesa con la que siempre te pegas cuando te levantas… Elimina cosas que te pongan de mal humor. Busca muebles que se adapten a tus necesidades y que sobre todo te sean cómodos.
Tip. Existen empresas mexicanas que se dedican especialmente al diseño y producción de muebles ergonómicos para oficinas y corporativos.
¡No lo dudes! Ve en busca del elemento que te haga un mejor empresario o trabajador.
#7 Calidad Del Aire
Un estudio demostró que la mala calidad del aire en las oficinas genera un costo de 15.000 millones de dólares anuales, entre la ineficiencia de los trabajadores y las ausencias por enfermedad.
Si trabajas en una oficina, procura abrir las ventanas al menos 3 veces por día y sugerir la instalación o mantenimiento de filtros de aire.
Te recomiendo que también tengas una planta cerca de tu espacio de trabajo, ya que son muy útiles para filtrar el aire y proporcionar oxígeno purificado.
Tip. Los aromas modifican nuestro estado de ánimo. Considera usar fragancias como canela, lavanda, menta y citrus, aunque si estas rodeado de tus compañeros deberás hacerlo de una manera sutil.
#8 Limpieza
Cuando el entorno está limpio y despejado, también lo está tu mente. Y una mente despejada está lista para ser creativa y productiva.
No hay nada menos productivo y desconcertante que comenzar a trabajar con el escritorio lleno de cosas que no necesitas.
La limpieza es la práctica de mantener el lugar de trabajo limpio y libre de desorden. Como empresario procura incentivar la participación de los empleados y el establecimiento de planes y rutinas.
Ten en cuenta que tener un lugar limpio y ordenado minimiza errores humanos, además un lugar de trabajo limpio genera bienestar.
Si tienes papeles, periódicos viejos y 100 revistas saturando tu escritorio ¡Es momento de limpiar!
Tip. En la metodología de las 5s una etapa es la “Limpieza”. Si logras mejorar la limpieza en tu lugar de trabajo, se mejorará en todas las áreas.
Para entenderlo más a profundidad aquí te dejo un video donde conocerás el Método de las 5s
#9 Personaliza
Si la oficina es despersonalizada, el trabajador no la siente como propia.
Si ves tu sitio de trabajo como algo ajeno a ti, nunca te sentirás identificado con el trabajo que desempeñas. ¡Dale un toque personal a tu espacio de trabajo! esto es algo que hacen los empresarios exitosos.
Seguro que un simple objeto personal te hará sentir mejor.
Tip. Puedes utilizar fotos y otros elementos para personalizar tu espacio.
Como pudiste leer tu espacio de trabajo es muy relevante, de hecho es el segundo factor que determina la satisfacción de un trabajador.
Pasamos el 36% de nuestro tiempo trabajando, más del que destinamos a dormir, necesitas sentirte a gusto en el lugar donde más horas pasas al día.
El trabajo de oficina no siempre es agradable, pero al menos puedes hacer que tu espacio de oficina sea agradable, ¿verdad?.
Si deseas adaptar el espacio de trabajo de cada uno de los integrantes de tu empresa, te recomiendo que solicites la asesoría de un profesional, él te dirá que elementos potencializaran las capacidades de tus compañeros de trabajo o empleados.
Para finalizar te invito a que compartas con todos nosotros tu experiencia y algún otro consejo que permita crear un espacio de trabajo más productivo.
Una semana productiva depende mucho de tu enfoque y del tiempo que les dedicas a las tareas. Trabajar más no significa que estés siendo productivo. Siempre habrá una mejor forma de completar esa tarea. Encuéntrala, trabaja inteligentemente y haz más cosas durante la semana.
Estas son algunas recomendaciones que pueden ayudarte a tener una semana productiva:
1. Deja de planear y actúa Está bien hacer tiempo para planear lo que se necesita hacer en la semana o mes, pero cuando regreses a la mesa de planeación, puedes perder horas productivas. En lugar de planear, hazlo. La opción de trabajar en una tarea en el futuro en lugar de ahora parece cómoda pero no es prudente. Aunque te digas a ti mismo que no debes hacerlo ahora, esta tarea no se irá a otra parte. En lugar de procrastinar, hazla y táchala de tu lista de pendientes.
Por otro lado, ¿tus juntas laborales valen la pena? Mucha gente pasa demasiado tiempo en reuniones cuando debería estar trabajando. Para asegurarte de que estás aprovechando tu día, crea un presupuesto de tiempo. Esto te ayudará para que te des cuenta cuántas horas estás perdiendo en las juntas o planeando cuando deberías estar haciendo cosas reales. Te sorprenderás de lo que puedes hacer cada semana si comienzas a medir todo el tiempo que gastas en estas actividades.
2. No necesitas decir "sí" a cada petición "La diferencia entre la gente exitosa y la gente muy exitosa es que los segundos dicen que "no" a casi todo", Warren Buffet
Decir "sí" a una petición parece más simple que un "no". Aun así, cada vez que aceptas algo que no te dará resultados te será difícil tener un horario que puedas controlar. Puedes lograr más si sabes lo que tienes que hacer, cuándo lo tienes que hacer y qué esperas lograr.
3. No esperes ser un perfeccionista Si sigues persiguiendo la perfeccónte puede tomar más tiempo terminar las tareas y seguramente serás menos productivo de lo que planeaste. La razón es que cuando buscas la perfección pasas má tiempo en una tarea de lo necesario, provocando que las otras se atrasen. Esto hará que pierdas tiempo y posiblemente molestes a tu jefe en el proceso. El perfeccionismo es todavía mayor cuando no tienes que rendirle cuentas a nadie más que a ti mismo.
4. Saca todo de tu cabeza No confíes en tu memoria. Te fallará cuando ás la necesites. Mejor escribe todo. Hay cientos de opciones para tomar notas, desde los típicos post-its o aplicaciones como Evernote, Any.do, Wunderlist y Todoist. Si escribes todo lo que tienes que hacer en tu semana, sabrás lo que debe hacerse y tendrás tus prioridades en orden.
5. Revisa y mide tus logros Antes de cerrar la semana, prepárate para la siguiente, revisa tus logros junto con todo lo demás que necesite hacerse para ver si en verdad adelantaste trabajo. Regresa a tu lista de pendientes, táchalos y descubre lo que no pudiste hacer y por qué. Celebra tus triunfos, toma nota de todo lo que pospusiste y aprende de tus errores. Estarás mejor preparado para la siguiente semana.
